企業内で、業務効率化ツールの導入を検討しているとき、企業様の業務内容によっては、OCRの存在が欠かせないという場合があるでしょう。
OCRやRPAを導入して業務の効率化を図る場合、企業様が利用している帳票の種類によって、どのようなOCRを導入するべきか選択しなければなりません。
今回は、OCRで読み取れる3つの帳票、定型帳票・準定型帳票・非定型帳票についてご紹介していきます。
OCRで読み取れる帳票の種類は3つ
OCRでは、さまざまな帳票を読み取ることができますが、帳票の種類は大きく「定型帳票」「準定型帳票」「非定型帳票」の3種類に分けることができます。
ここでは、それぞれの帳票について、簡単に見ていきましょう。
定型帳票
定型帳票とは、あらかじめレイアウトが決まっているタイプの帳票です。OCRを利用するときにはこの「定型帳票」でないと読み取りができないと思っている方も多いと思います。しかし、定型帳票が一般的だったのは一昔前のことです。
準定型帳票
準定型帳票とは、請求書や注文書、納品書など、企業ごとや種類ごとにレイアウトが異なるタイプの帳票を指します。準定型帳票の読み取りができるようになったことで、OCRの利用用途は大きく広がりを見せました。
非定型帳票
非定型帳票とは、その名のとおりレイアウトがまったく決まっていないタイプの帳票を指します。OCRを利用することで、PDF文書の検索ができたり、Word形式の文書作成で活用できたりします。
定型帳票OCRとは
ここからは、定型帳票OCRの特徴と利用するうえでのメリットを見ていきましょう。
定型帳票OCRの特徴
定型帳票OCRの特徴は、あらかじめレイアウトが決まっているため、読み取り速度が速いという点が特徴だと言えるでしょう。
定型帳票OCRを利用するうえでのメリット
定型帳票OCRを使用する1番のメリットは、先述した読み取り速度の速さです。1枚の帳票だけでは、読み取りの速さは重要に感じられないかもしれませんが、OCRする帳票が増えるほど、読み取りの速さは大きなメリットとなります。
準定型帳票OCRとは
次に、準定型帳票OCRの特徴と利用するうえでのメリットを見ていきましょう。
準定型帳票OCRの特徴
準定型帳票OCRの最大の特徴は、企業ごとや種類ごとにレイアウトが異なる帳票でもOCRで読み取りができるという点です。しかし、レイアウトの認識をする段階で少々時間が掛かってしまうため、定型帳票に比べると、読み取り速度が遅いというデメリットもあります。
準定型帳票OCRを利用するうえでのメリット
準定型帳票OCRを使用するメリットは、項目名が分かっていれば読み取り位置の指定は不要ということです。たとえば、取引先から新しい形式の帳票を受け取ったとしても、設定などの変更は不要ですぐに使えることです。
非定型帳票OCRとは
最後に、非定型帳票OCRの特徴と利用するうえでのメリットを見ていきましょう。
非定型帳票OCRの特徴
非定型帳票OCRの特徴は、レイアウトが完全フリーの帳票で、項目や記載位置に規則性がなくルール化できない帳票タイプです。たとえば、雑誌や報告書のようなものです。
非定型帳票OCRを利用するうえでのメリット
非定型帳票OCRは、帳票全体をOCRしてファイルの形式を変換するものです。たとえば、PDFをテキスト付きのPDFやWord形式に変換することができます。これにより、PDF文書の検索ができたり、Word形式の文書作成で活用できたりします。
まとめ
ここまで、OCRで読み取りができる3種類の帳票についてご紹介してきました。
定型帳票OCRにおいては「読み取りスピードが速い」、準定型帳票OCRにおいては「読み取り位置の指定が不要」、非定型帳票OCRにおいては「PDF文書の検索やWord形式の文書活用」といったメリットがありますので、企業様の利用目的によって、どのOCRを選択するべきか検討すると良いでしょう。
PFUでは、長年の経験と実績をもとに、今後の制度改正や、環境変化に応じた業務プロセスの見直しまで、しっかりとサポートいたします。OCRの導入をご検討されている企業様は是非一度、お問い合わせください。
